DERS 11: ÇALIŞMA TABLOSUNU
ORGANİZE ETMEK
Amaçlar:
-Yeni Bir Çalışma Kitabı ve
Sayfası Oluşturmak.
-Satır ve Sütunları
Düzenlemek.
-Veri Girmek.
I. ÇALIŞMA SAYFASI (WORKSHEET) VE
ÇALIŞMA KİTABI (WORKBOOK)
Çalışma sayfası ve çalışma
kitabı, Excel kullanırken üzerinde çalıştığımız alanı ifade eder. Hesaplama
yapacağımız veriler, çalışma tablosunda yer alan hücrelere girilir ve
hücrelerin adresi aracılığıyla hesaplamalar yapılır. Bu nedenle verilerin
düzeni ve hesaplamaların yapılması bakımında çalışma sayfalarının ve
kitaplarının iyi şekilde planlanması ve kullanılması gerekir.
Çalışma kitabı, çalışma
sayfalarını içerir. Bir konteyner ya
da bir dosyadır ve Excel içinden açılan kaydedilen bilgileri taşır. Bir çalışma
kitabında varsayılan olarak üç, gereksinime göre de çok sayıda çalışma sayfası
açılabilir.
Şöyle düşünebilirsiniz;
çalışma kitabı bir kitap. Çalışma sayfaları da aynı kitabın sayfaları gibi
sayfalar.
A. ÇALIŞMA KİTABINA YENİ BİR SAYFA
EKLEMEK
Excel başlatıldığında ortamda
Kitap1 (Book1) adıyla bir çalışma kitabı ve Sayfa1 (Sheet1) adıyla bir sayfa
açılır. Excel ile yaratacağınız bir ya da daha çok
sayfa (sheet) bir dosya olan çalışma kitabı içinde
saklanır.
B. ÇALIŞMA KİTABINI KAYDETMEK
Yarattığınız çalışma
sayfalarını tekrar kullanmak ya da kaydetmek
istiyorsanız, yapmanız gereken onu sabit diske kaydetmektir. Bu işlem için File
(Dosya) menüsünden Kaydet (Save)
komutu kullanılır.
II. VERİLERİMİZİ SÜTUN VE SATIR
(TABLO) OLARAK DÜZENLEMEK
Excel ile verilerimizi
düzenlemek istediğimizde ilk olarak yapmamız gereken verilerimizi bu sütun ve
satır yapısına uygun bir hale getirmektir.
Örnek:
Giderler Ocak
Kira 200
Sigorta 100
Visa 100
Telefon 50
Cep Telefon 20
Digiturk 12
Migros 100
Kitap 20
Giyim 100
Benzin 100
Otobüs 20
Taksi 20
Öğlen Yemeği 20
Vergiler 20
Toplam 882
Hepimizin iyi bildiği bir şeyi
(aylık giderlerimizi) düşünelim. Aylık giderlerimizi bir Excel sayfasına yazıp
toplayabiliriz. Ancak bu iyi bir Excel kullanımı anlamına gelmez. Giderlerimizi
belli türlere ayırıp sınıfladığımızda, aylar, yıllar
olarak düzenlediğimizde, ortalamalar, artışlar, azalışları ortaya
çıkardığımızda, hatta tasarruflarımızı ya da faiz
hesaplamalarımızı da yaptığımızda Excel'den yararlanmış oluruz.
Örnek:
Kişisel Giderler OCAK
Giyim 100
Visa 100
Cep Telefon 20
Öğlen Yemeği 20
Kitap 20
Genel Giderler
Kira 200
Telefon 20
Migros 100
Temizlikçi 60
Vergiler 20
Digiturk 20
Aidatlar 20
Sigortalar
Hayat 30
Sağlık 30
Emlak 20
Kasko 20
Vergiler
Emlak 20
Çevre 10
Otomobil
Benzin 100
Bakım 50
A. SAYFA ÜZERİNDE İŞLEMLER
Bir sayfa temel veri girişinin
ve işlemlerinin yapıldığı yerdir.
Veri Girişi:
Verileri girmek istediğiniz
hücreye tıklayın ya da ok tuşlarıyla gidin ve veriyi
yazın. Veri girişini bitirmek için mutlaka ENTER tuşuna basın.
İPUCU: Aktif hücre. Excel'de
sayfa üzerinde veri girilecek hücre diğerlerinde farklı bir görünümdedir. Kalın
çerçeveli olan bu hücre üzerinde bulunulan ve veri girişi yapılacak olan
hücreyi tanımlar. Bu hücre aktif hücre olarak adlandırılır.
Hareket:
Bir çalışma sayfasının
hücreleri arasında hareket edebilmek için herhangi bir hücrenin üzerine tıklayın.
Bir hücreyi tıklatmak, o hücreyi aktif hücre haline getirir. Sayfanın diğer
bölgelerini görüntüleyebilmek için ok tuşlarını, sağ taraftaki dikey ve alt
taraftaki yatay kaydırma çubuklarını kullanabilirsiniz.
Çalışma sayfaları üzerinde
hareket tuşları:
İşlem Yapmanız gereken
Bir satır aşağı ya da yukarı Dikey kaydırma çubuğundaki oklara
tıklayın.
Bir sütun sola ya da sağa Yatay kaydırma çubuğundaki oklara
tıklayın.
Bir pencere aşağı ya da yukarı: Dikey
kaydırma çubuğunda kaydırma kutusunun altına ya da
üstüne tıklayın.
Bir pencere sola ya da sağa Yatay kaydırma çubuğunda kaydırma
kutusunun soluna ya da sağına tıklayın.
Büyük bir mesafe Kaydırma kutusunu istediğiniz yere sürükleyin.
Sayfalar Arasında Geçiş: Sayfa
tablarınaya da
CTRL+PgUp ve PgDown tıklayarak
Excel'de açılan çalışma
kitapları üç çalışma sayfası içerir. Yeni bir Excel çalışma kitabı açtığınızda
kaşınıza üç tane sayfa açılır. Daha sonradan bunlara eklemeler ya da çıkartmalar yapılabilir. Üstünde çalışmak istediğiniz
sayfayı seçmek için, alt taraftan sayfaların (Sayfa1) adlarını gördüğünüz
yerden, sayfa sekmesine (sheet tabı) tıklayın. Eğer
sayfa adları içinde, istediğiniz sayfanın adını göremezseniz, sekmeyi
görebilmek için sekme kaydırma düğmelerini kullanarak sayfanızın sekmesini
bulun.
Yeni Bir Sayfa Ekleme:
Bir çalışma kitabına yeni bir
çalışma sayfası eklemek için Insert (Ekle) menüsünden Worksheet (Sayfa)
komutu kullanılır.
III. VERİ DÜZENLEME İŞLEMLERİ
Veri düzenleme işlemleri;
verilerin girişi, düzeltilmesi, seçilmesi, silinmesi, kopyalanması gibi rutin
işlemleri kapsar.
A. YAPILAN İŞLEMLERİ İPTAL ETMEK
(UNDO (GERİ AL)
Excel size yaptığınız
işlemlerden den vazgeçme olanağı sağlar. Örneğin bir silme işleminin ardından,
bu işlemden vazgeçmek istediniz. İşte hemen Undo
düğmesine tıklayabilirsiniz. Herhangi bir işlemi yerine getirdikten hemen sonra
kararınızı değiştirebilir ya da işlemi geriye
döndürmek (iptal etmek) isteyebilirsiniz. Bunun için Undo
(Geri Al) komutunu kullanabilirsiniz.
Undo
(Geri Al) işlemi için şunlardan biri yapılır.
-Fare ile Undo
(Geri Al) düğmesine tıklanır.
-Edit menüsünden Undo komutu seçilir.
-CTRL+Z tuşlarına tıklayın.
B. SEÇİM
Windows altında çalışan bütün
uygulamalarda bir prensip vardır. İşlem yapmak istediğiniz veriyi işaretlemeniz
gerekir. Ardından işlem yapmak gerekir.
Excel'de en çok yapılan işlem
seçim işlemidir. Bir hücreye veri girecekseniz, bir hücreyi ya
da bir alanı silecekseniz, kopyalayacaksanız, taşıyacaksanız, biçimleyecekseniz
ya da o veri alanı üzerinde herhangi bir işlem
yapılacaksanız, önce o hücre ya da veri alanını
seçmeniz gerekir. Seçme işlemi genellikle fare ile yapılır.
Seçilebilecek Excel
elemanları:
Seçim Yapmanız gereken
Tek bir hücre Hücreye fare ile tıklayın ya
da klavyeden ok tuşlarıyla giderek.
Bir alan Alanın ilk hücresini tıklatıp,
sonuncuya kadar sürükleyin.
Bitişik olmayan hücre ya da hücre alanları:
Önce ilk hücre ya da hücre aralığını seçip,
sonra CTRL tuşunu basılı tutarak diğer hücre ya da
aralıkları
seçin.
Geniş bir hücre aralığı Önce
aralıktaki ilk hücreyi tıklatıp sonra SHIFT tuşunu basılı tutarak aralıktaki
son hücreyi tıklayın. Son hücreyi görünür hale getirmek için kaydırma
çubuklarını kullanabilirsiniz.
Tüm bir satır Satır başlığına tıklayın.
Tüm bir sütun Sütun başlığına tıklayın.
Bitişik satır ya da sütunlar Satır
ya da sütun başlığı boyunca sürükleyin ya da önce ilk satır ya da sütunu
seçip sonra SHIFT tuşuna basılı tutarak, son satır ya
da sütunu seçin.
Bitişik olmayan satır ya da sütunlar: Önce
ilk satır ya da sütunu seçip sonra CTRL tuşuna basılı
tutarak diğer satır ya da sütunları seçin.
Bir çalışma sayfasının tüm
hücreleri: Çalışma Sayfasının sol üst köşesinde satır ve sütun başlıklarının
kesiştiği, boş düğmeyi tıklayın
C. KOPYALAMA VE TAŞIMA
Kopyalama (copy)
ve taşıma (move) işlemi çalışma tablosu üzerindeki
verilerin yer değiştirmesi ya da bir yerdeki
verilerin diğer bir yere kopyalanması ile ilgili işlemleri kapsar.
Hücre İçindeki Verileri Taşıma ya da
Kopyalama
Veriyi kısa bir mesafeye
taşımanın ya da kopyalamanın en kolay yolu hücreleri
seçmek ve hücre kenarlığını fare ile sürüklemektir. Hücreleri daha uzun bir
mesafeye, diğer bir sayfa, çalışma kitabı ya da
uygulamaya taşımak ya da kopyalamak için Cut, Copy ve Paste
düğmelerini kullanın.
Kopyalamak:
Edit
(Düzen) menüsünü kullanarak;
1.Kopyalanacak alanı seçin.
2.Edit
(Düzen) menüsünden, Copy
(Kopyala) komutunu seçin.
3.Kopyalanacak yere fare ile
tıklanır ya da
hedef hücreye ok tuşlarıyla gelinir.
4.Edit
(Düzen) menüsünden Paste
(Yapıştır) komutu seçilir.
Taşımak:
Edit
(Düzen) menüsünü kullanarak;
1.Taşınacak alanı seçin.
2.Edit
(Düzen) menüsünden Cut
(Kes) komutunu seçin.
3.Taşınacak yere fare ile
tıklanır ya da hedef hücreye ok tuşlarıyla gelinir.
4.Edit
(Düzen) menüsünden, Paste
(Yapıştır) seçeneği seçilir.
